Как составить заявление на удалённую работу Удаленная работа становится все более популярной, предоставляя сотрудникам гибкость в выборе места и времени работы. Для работодателей это может быть экономически выгодно, позволяя сократить расходы. В этой статье мы рассмотрим, как составить заявление о переходе на удаленный формат работы. О работе из дома С 19 апреля 2013 года Федеральный закон № 60-ФЗ предоставил работодателям право переводить сотрудников на дистанционный режим работы, то есть предоставлять им возможность выполнять трудовые функции из дома. Глава 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) регулирует условия труда дистанционных работников. Выделяют три основные формы дистанционной занятости: Полностью удалённая работа. В данном случае сотрудник постоянно выполняет свои обязанности вне офиса. Временная удаленная работа. Работник выполняет свои обязанности за пределами офиса, но в установленные временные рамки — продолжительность удаленной работы не должна превышать шести месяцев. Смешанный формат. Сотрудник часть времени работает удаленно из дома, а часть — в офисе. Эта комбинированная форма является постоянной и не имеет временных ограничений. При подаче сотрудником заявления о переходе на удалённую работу необходимо обсудить с работодателем новые условия труда. В случае достижения согласия о постоянном удалённом сотрудничестве данное соглашение закрепляется в дополнительном соглашении к трудовому договору. Аналогичный порядок применяется и для временного или смешанного режимов работы. Важно отметить, что не все категории сотрудников могут быть переведены на дистанционный формат работы. Такая возможность предоставляется только в тех случаях, когда для выполнения трудовых обязанностей и поддержания связи с работодателем используется интернет (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ) В каких случаях требуется заявление о переходе на дистанционный формат работы По инициативе сотрудника. По предложению работодателя. Если инициатором перехода на удаленный формат работы является сотрудник, ему необходимо подать соответствующее заявление. Причины для внесения изменений в трудовой договор. Также рекомендуется обсудить вопросы обеспечения оборудованием: возможно, оно будет предоставлено компанией или сотрудник приобретёт его самостоятельно с последующей компенсацией затрат. В последнем случае необходимо сохранить все чеки и передать их копии в бухгалтерию для возмещения средств. Когда согласие работника на удаленную работу не требуется В исключительных случаях, предусмотренных статьей 312.9 Трудового кодекса Российской Федерации, перевод работника на дистанционную работу может быть осуществлен без его согласия. К таким случаям относятся: Пожары и затопления; Землетрясения и эпидемии; Стихийные бедствия и техногенные катастрофы; Аварии и несчастные случаи на производстве. Таким образом, работодатель вправе перевести сотрудника на удалённую работу в чрезвычайных обстоятельствах без получения его предварительного согласия. Основанием для такого перевода может служить соответствующее решение органа государственной власти или местного самоуправления. В указанных ситуациях работодатель не обязан получать от сотрудников заявления о переходе на удалённую работу и заключать дополнительные соглашения к трудовым договорам. Однако работодатель обязан издать внутренний нормативный акт, в котором должны быть указаны причины и условия временного перевода сотрудников на дистанционный формат работы, а также предполагаемая дата его окончания. Если в локальном нормативном акте (ЛНА) указан конкретный срок или событие (например, отмена решения государственным работодателем. При составлении заявления необходимо придерживаться юридически грамотного подхода, чтобы обеспечить соответствие документа установленным требованиям и придать ему юридическую силу. Структура заявления Шапка документа. В этой части указывается наименование организации, ФИО и должность руководителя, а также ФИО и должность сотрудника, подающего заявление. Наименование документа. “Заявление”. Текст заявления. В этом разделе излагается просьба о переводе на дистанционную работу с указанием желаемого режима работы (полностью удаленная работа или смешанный формат). Обязательно указываются даты начала и окончания дистанционной работы (или указывается на ее постоянный характер). Подпись, расшифровка подписи и дата составления заявления. Сотрудник вправе представить заявление о переходе на удалённую работу любым удобным способом: лично передать кадровому специалисту или бухгалтеру, отправить отсканированный подписанный документ по электронной почте или отправить оригинал по почте. Однако наиболее удобным способом обмена кадровыми и внутренними документами является использование сервисов кадрового электронного документооборота. Образец заявления Обратите внимание на сроки: если планируете временный перевод, то укажите начальную и конечную даты. Приказ о переводе на удаленную работу Издание приказа о переводе на удалённую работу является обязательным вне зависимости от того, кто выступил инициатором такого перехода: сотрудник или работодатель. Если инициатором выступает работодатель В шапке документа указываются наименование организации, дата и номер приказа. В основной части приказа указывается причина перевода на удалённую работу. В качестве основания могут быть указаны федеральные или региональные нормативные правовые акты или другие причины, например оптимизация расходов или повышение производительности труда. Приводится список сотрудников, переводимых на удаленную работу. Указывается срок действия удаленного формата работы. Назначается сотрудник, ответственный за контроль исполнения приказа. Проставляются подписи ответственных лиц. С приказом необходимо ознакомить всех сотрудников, указанных в нем. Факт ознакомления можно зафиксировать в отдельном листе ознакомления с приказом или использовать для этих целей Контур.КЭДО. Если инициатором является работник В данном случае в разделе «Основание» приказа следует указать, что инициатором перехода на удалённую работу является сам работник, предоставивший соответствующее заявление. В содержательной части приказа необходимо указать: Фамилия и должность сотрудника, обратившегося с просьбой о переводе на удалённую работу. Указание на просьбу сотрудника о переводе в качестве основания для издания приказа. Тип перевода: временный или постоянный. Формат работы: смешанный или полностью удаленный. Срок действия дистанционного режима (при временном переводе). Подписи уполномоченных лиц. Дополнительное соглашение к трудовому договору Перевод сотрудника на удалённую работу представляет собой изменение условий трудового договора, регулируемое главой 12 Трудового кодекса РФ. Для оформления данного изменения необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, которое подписывается обеими сторонами. В дополнительном соглашении рекомендуется отразить следующие положения: Дату начала и продолжительность периода удалённой работы (при временном переводе). Новое место выполнения работы (как правило, адрес проживания сотрудника). Порядок обмена информацией и документацией, а также сроки предоставления ответов на рабочие вопросы. Вопросы обеспечения сотрудника необходимым оборудованием и программным обеспечением для выполнения работы. Размер и порядок выплаты компенсации за использование личного оборудования, например, ноутбука. Способы и методы контроля за выполнением работы сотрудником, находящимся на удаленной работе. Табель учета рабочего времени дистанционных сотрудников В табеле учёта рабочего времени удалённые сотрудники указываются так же, как и сотрудники, работающие в офисе, поскольку на них распространяются те же правила трудового распорядка. Для обозначения удалённой работы используются специальные буквенные или цифровые коды. Обозначение Описание Буквенные обозначения УД или Д — дистанционная работа Цифровые коды Код 05 или иной цифровой эквивалент, установленный в локальных нормативных актах организации В табеле учёта рабочего времени отражаются рабочие дни и часы в соответствии с установленным графиком работы сотрудника. При работе по обычному графику проставляются стандартные отметки о явке на работу. Работа в выходные и праздничные дни, а также сверхурочная работа также учитываются в табеле. Если