МЧД в 2024 году: инструкция по использованию
С 1 сентября 2024 года работники имеют возможность подписывать документы с использованием электронной подписи, основанной на машиночитаемой доверенности (МЧД), либо на обычной бумажной доверенности. В этой статье мы разберем, что такое машиночитаемая доверенность: для чего она нужна, как ее правильно оформлять и на каких платформах ее применение является обязательным
Машиночитаемая доверенность или электронная доверенность: в чем разница
Машиночитаемая доверенность представляет собой цифровой аналог традиционной бумажной доверенности, используемой для подписи электронных документов. Это файл в формате xml, содержащий данные о доверителе, назначенном представителе и передаваемых ему полномочиях. МЧД часто называют электронной доверенностью в более обиходном ключе
Основная функция электронной доверенности — удостоверить, что сотрудник или фрилансер имеет право подписывать электронные документы от имени организации
Важно отметить, что МЧД отличается от обычного сканированного образца бумажной доверенности. У машиночитаемой версии есть свои форматы и требования к структуре данных, что позволяет системам управления и сервисам автоматически извлекать информацию
Для подписания МЧД директор компании использует квалифицированную электронную подпись (КЭП). При необходимости предоставления отчетности или утверждения счетов-фактур сотрудник добавит машиночитаемую доверенность в комплект документов, требующих подписи
Зачем была введена МЧД
МЧД обеспечивает безопасное применение электронных подписей в компаниях. Ранее сотрудники использовали два метода для заверения документов:
Первый метод заключался в использовании сертификата электронной подписи юридического лица, где указывались данные работника и его связь с компанией. Этот способ довольно безопасен, но не всегда позволяет проверить полномочия сотрудника
Второй метод включал дубликат закрытого ключа руководителя, что существенно увеличивало риск. Сотрудник с доступом к этому ключу мог без препятствий действовать от имени организации, включая такие действия, как ликвидация компании или снятие всех денежных средств со счёта
С 1 сентября 2024 года работники и уполномоченные лица смогут применять лишь сертификат электронной подписи физического лица. В этом сертификате указаны только личные данные работника, без информации о компании. Для подтверждения полномочий сотрудник будет прикладывать МЧД при подписании документов. Эта новая схема работы создаёт более безопасные условия как для организации, так и для её сотрудников
Сроки перехода на машиночитаемые доверенности
Начиная с 1 сентября 2023 года, удостоверяющие центры прекратили выдачу сертификатов с данными юридических лиц для сотрудников.
С 1 сентября 2024 года работники смогут подписывать документы от имени компании только с использованием качественного электронного подписи физического лица и добавлять машиночитаемую доверенность. Альтернативно, документы может подписывать сам генеральный директор, используя сертификат КЭП для руководителя, и в этом случае ему не потребуется добавление МЧД
В отдельных ситуациях переход на МЧД становится необходимым. К примеру, в крупных организациях генеральный директор не способен контролировать все процессы в полном объеме и передает свои полномочия сотрудникам через использование МЧД. Это может касаться, например, подачи отчетности в налоговые органы главного бухгалтера
Принципы функционирования и их содержание
Сфера применения машинно-читаемых доверенностей продолжает расти, однако вопрос остается сложным. Давайте разберемся в ключевых аспектах взаимодействия с ними
Процесс выдачи доверенностей
Руководитель или уполномоченный сотрудник вносит данные в доверенность, которая будет машиночитаемой. После этого данную доверенность подписывает руководитель с использованием своей электронной подписи, при этом ЭП физического лица для этой цели не подойдет. Подписанный документ необходимо сохранить в одной из систем, например, в распределенном реестре Федеральной налоговой службы (ФНС)
Информационное наполнение МЧД
Машиночитаемые доверенности должны соответствовать определённым требованиям, установленным Приказом Минцифры РФ от 18 августа 2021 года, номер 857. В документе необходимо указать:
– сведения о МЧД, включая его название, номер и срок действия;
– информацию о доверителе, будь то физическое лицо, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо;
– данные представителя и объём получаемых им полномочий;
– возможность последующего передоверия;
– электронную подпись, с помощью которой была подписана доверенность;
Для упрощения работы с доверенностями Минцифры РФ разработало общий формат МЧД, который уже поддержали ведущие участники рынка и многие государства. Однако на данный момент он имеет рекомендательный статус. Подробности о том, какие МЧД подойдут для различных систем, можно найти в статье
Как обозначить полномочия в МЧД
Полномочия в МЧД можно обозначать как в произвольной форме, так и с использованием кода из специального классификатора — списка наиболее актуальных полномочий, который позволяет находить их по коду или наименованию. В статье подробно рассмотрены вопросы, касающиеся полномочий в МЧД
Хранение машиночитаемых доверенностей
МЧД может находиться в различных системах. Это зависит от места подписания директором доверенностей, а также от процесса их передачи и организации работы с ними
Например, доверенности можно сохранять в распределенном реестре ФНС, который является крупнейшим хранилищем МЧД. Однако не все информационные системы, которые принимают МЧД, интегрированы с этим реестром. К примеру, системы отчетности ФНС, СФР и портал Госзакупок не являются такими интегрированными системами
Каждая система для хранения должна обеспечивать возможность проверки состояния МЧД, чтобы выяснить, действительна ли она или уже отозвана
Способы отправки и использования доверенностей
Сотрудник может осуществлять отправку МЧД двумя способами:
1. Отправить вместе с пакетом подписанных документов в виде отдельного файла;
2. Указать только номер МЧД, который хранится в другой системе, например, в распределенном реестре ФНС. В этом случае нет необходимости отправлять сам файл доверенности — получатель сможет ввести номер МЧД и получить нужную информацию;
Получатель машиночитаемой доверенности имеет возможность проверить:
– Срок действия доверенности;
– Полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
– Электронную подпись директора, с помощью которой была подписана МЧД;
Аннулирование доверенности
Если у работника произошли изменения в его полномочиях, директор имеет право отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он подает в информационную систему, в которой хранится МЧД, заявление об отзыве. Формат этого заявления определяется каждой системой индивидуально
Кроме того, сам работник может прекратить свои полномочия. Для этого ему потребуется подписать отказ с использованием своего сертификата
Как оформить передачу прав на машиночитаемую доверенность
Руководитель имеет возможность выдать сотруднику машиночитаемую доверенность (МЧД), что позволит этому сотруднику создавать доверенности для других лиц. Подробная инструкция по этому процессу представлена здесь
Доверенность уже внедрена в налоговую отчетность
Теперь можно подавать налоговые декларации с использованием машиночитаемой доверенности. Процедура работы с МЧД изложена в приказе ФНС от 30 апреля 2021 года № ЕД-7-26/445@
МЧД необходимо представить в ФНС единожды, перед отправкой отчетов. Доверенность можно оформить на назначенного сотрудника или бухгалтерскую службу. Эта система напоминает отправку бумажной доверенности, но все операции осуществляются онлайн. В Контур.Экстерне уже доступно использование МЧД для налоговой отчетности
Такой же механизм внедрён в Социальном фонде России (СФР). Организация отправляет МЧД в СФР до подачи отчетности. Фонд присвоит номер доверенности, который потребуется указать при передаче документов
Кроме того, системы маркировки Честный знак, Федресурс, ЕГАИС Алкоголь и портал Федеральной таможенной службы (ФТС) также начали обрабатывать МЧД. Подробности работы с ними представлены в отдельных материалах
Машиночитаемая доверенность может быть использована в электронном документообороте между компаниями. Это особенно актуально, если документ подписан не руководителем, и контрагент хочет удостовериться в полномочиях сотрудника. Процесс оформления аналогичен тому, что применяется для отчетности
Сервис Контура для управления доверенностями
У компании Контур существует собственный инструмент для работы с машиночитаемыми доверенностями — Контур.Доверенность. В этом сервисе можно создавать, подписывать, отправлять в распределённый реестр ФНС, проверять и отзывать машиночитаемые доверенности
В будущем планируется добавить новые функции. Например, команда сервиса собирается внедрить поддержку машиночитаемых доверенностей для отчетности в ФНС и СФР, а также адаптировать форматы доверенностей, которые будут использоваться в других системах
В Контур.Доверенности руководитель получает возможность видеть все машиночитаемые доверенности в одном окне. Он может подписывать их, изменять полномочия, отзывать и отслеживать срок действия как самостоятельно, так и делегировав эти задачи ответственному сотруднику. Сотрудник будет оформлять доверенности, а директору останется лишь их подписать
Сервис также можно использовать для обмена документами с контрагентами, например, через Диадок. Кроме того, есть возможность интеграции с внутренними системами компании или другими сервисами — с помощью API Контур.Доверенность
Напишите нам
Контур.Доверенность
Ищете способ упростить управление документами и сократить время на отчетность?
Контур.МЧД — ваш надежный помощник в мире электронного документооборота!
