Всё, что вам нужно знать об электронной доверенности Ключевые изменения в сфере использования электронной подписи затронут всех, кто сдает отчётность в электронном виде. Начиная с 2023 года руководители организаций и индивидуальные предприниматели могут получить сертификат ЭП только в ФНС, а сотрудникам в ближайшем будущем потребуется оформить личную электронную подпись и машиночитаемую доверенность (МЧД). Рассмотрим подробнее, что такое электронная доверенность, как её оформить и в каких случаях использовать. Что такое электронная доверенность? Электронная доверенность, также известная как машиночитаемая доверенность (МЧД), представляет собой электронный файл, который автоматически распознаётся программным обеспечением и подтверждает наличие у представителя полномочий совершать определённые действия от имени организации (индивидуального предпринимателя, физического лица). Эти действия могут включать в себя передачу отчётности в ФНС и другие государственные органы, подписание различных документов и заключение сделок с контрагентами. По сути, МЧД заменяет традиционную бумажную доверенность, подписанную руководителем организации. Важно отличать МЧД от доверенности в виде скан-копии, которую также часто называют электронной. Скан-копия представляет собой бумажный документ, преобразованный в электронный формат путём сканирования (письмо ФНС от 05.08.2021 № ЕА-3-26/5459@). Для скан-копий доверенностей не существует установленной формы, и при их оформлении следует руководствоваться общими правилами составления доверенностей (ст. 185, 186 ГК РФ, «Основы законодательства РФ о нотариате» от 11.02.1993 № 4462-1). Независимо от способа предоставления доверенности в ИФНС (в виде скан-копии или МЧД), она должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) доверителя. Доверенность должна быть передана в ИФНС до начала электронного документооборота, то есть до отправки сотрудником первого отчёта (письмо ФНС от 05.08.2021 № ЕА-3-26/5459@). Нормативное регулирование электронных доверенностей Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ, внёсший изменения в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» в части регулирования ЭП и МЧД; Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ, устанавливающий порядок поэтапного перехода на использование МЧД; Федеральный закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ, продлевающий переходный период для использования МЧД до 31.08.2023; Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 856, определяющий порядок формирования классификатора полномочий; Приказы Минцифры от 18.08.2021 № 857 и № 858, утверждающие требования к форматам МЧД; Постановления Правительства РФ от 21.02.2022 № 222, № 223, № 224, устанавливающие порядок представления, использования, хранения и отзыва МЧД. Следует отметить, что правила использования электронной доверенности находятся в стадии доработки, и нормативно-правовая база продолжает корректироваться. Использование электронных доверенностей в 2024 году С марта 2022 года применение МЧД является добровольным, однако с 1 сентября 2024 года их использование станет обязательным (статья 3 Федерального закона от 19.12.2022 № 536-ФЗ). Это требование обусловлено реформой в сфере применения ЭП. При этом некоторые контролирующие органы планируют отказаться от бумажных доверенностей раньше установленного срока. Например, СФР с 1 мая 2024 года требует предоставления МЧД для электронных листков нетрудоспособности, а с 1 июля 2024 года — для всей остальной отчётности. Однако официальных разъяснений по этому вопросу от Социального фонда пока нет. ФНС также ограничивает приём бумажных доверенностей с 1 марта 2024 года. Обязательное использование машиночитаемых доверенностей обусловлено положениями Федерального закона от 31.07.2023 № 389-ФЗ. Машиночитаемые доверенности должны создаваться и представляться в формате XML. В соответствии с новыми правилами, начиная с 01.03.2024, уполномоченный представитель реализует свои полномочия на основании электронной доверенности, подписанной УКЭП доверителя. Это требование распространяется на представителей налогоплательщиков, предоставляющих отчётность в ИФНС в электронном виде (п. 3 ст. 80 НК РФ). Таким образом, представители данных организаций и ИП должны перейти на использование МЧД с 01.03.2024. Кроме того, ФНС ввела новый формат электронной доверенности — формат 5.02 (Приказ ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@). В отличие от предыдущего формата 5.01, этот формат позволяет создавать МЧД с возможностью передоверия и делегирования полномочий нескольким представителям. Правила для руководителей и ИП В течение 2024 года руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают новые электронные подписи (ЭП) исключительно в Федеральной налоговой службе (ФНС). Закрытый ключ электронной подписи является непередаваемым и хранится на защищённом носителе. Скопировать этот ключ невозможно. Изменения в процедуре получения ЭП руководителями повлекли за собой изменения в правилах работы с электронной подписью для сотрудников. Руководитель может подписать отчет дистанционно Бухгалтер прямо из Экстерна отправляет отчет на подпись. Руководитель заходит в ограниченную версию Экстерна и подписывает отчет своим сертификатом. ПОДКЛЮЧИТЬ В каких случаях требуется заявление о переходе на дистанционный формат работы Ранее сотрудники могли подписывать электронные документы, используя сертификат ЭП, содержащий ИНН организации. Однако с 1 сентября 2024 года в обязательном порядке будут использоваться персональные сертификаты физических лиц, не привязанные к организации. В сертификате физического лица будут содержаться только личные данные владельца. Следовательно, для совершения действий от имени организации сотруднику потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД), подписанная ЭП руководителя. При отправке электронных документов сотрудник должен будет подписать их своей личной электронной подписью и приложить файл МЧД или указать её реквизиты. Сертификат физического лица можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре и использовать как в рабочих, так и в личных целях. В отличие от ЭП руководителя, подпись физического лица допускает копирование, но категорически запрещается передавать ее третьим лицам. Схематичное представление вариантов использования электронной подписи сотрудника: Требования к ЭП сотрудника До 31.08.2024 С 01.09.2024 Вид сертификата Сертификат организации или сертификат физического лица Только сертификат физического лица Разрешенная ЭП ЭП организации (ИП) — в сертификате указаны данные юридического лица и данные сотрудника, действующего по обычной бумажной доверенности; или ЭП физического лица с машиночитаемой доверенностью от руководителя компании Только электронная подпись физического лица с приложением машиночитаемой электронной доверенности (МЧД) Таким образом, до осени 2024 года разрешено использование сертификатов юридических лиц, которыми могут пользоваться и сотрудники. Форматы электронных доверенностей Формат машиночитаемой доверенности (МЧД) определяется государственными и муниципальными информационными системами, в которые планируется загружать документы. На сегодняшний день разработаны сервисы для формирования МЧД и регламенты их применения: Федеральная налоговая служба (ФНС) — с 1 марта 2024 года применяются два XML-формата доверенностей, утверждённые приказами ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@ и от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@; Банк России — подробные инструкции по работе с МЧД размещены на сайте Банка России; Социальный фонд России (СФР) — вся необходимая нормативная информация по МЧД доступна на сайте фонда. Формы и регламенты представления доверенностей, разработанные федеральными органами власти, можно найти на портале Госуслуг. Электронные доверенности могут использоваться не только для взаимодействия с государственными органами (B2G-доверенности), но и в отношениях с контрагентами (B2B-доверенности). Для формирования и скачивания машиночитаемых доверенностей для работы с контрагентами можно использовать сервис ФНС «Единое блокчейн-хранилище машиночитаемых доверенностей». Для использования МЧД в электронном документообороте (ЭДО) с контрагентами требуется соответствующее программно-техническое обеспечение, которое может быть предоставлено оператором ЭДО или разработано самой компанией путём