Предотвращение и устранение кассового разрыва
У компании хороший доход и стабильные заказы, но внезапно выясняется, что деньги нужны прямо сейчас, а поступят лишь завтра. Нужно платить зарплату сотрудникам сегодня, а клиенты переведут деньги только завтра. Или необходимо срочно оплатить партию материалов, а средств нет, потому что у контрагента возникли проблемы. Это и есть кассовый разрыв.
Что такое кассовый разрыв?
Кассовый разрыв – это временный недостаток средств для осуществления регулярных, запланированных платежей, таких как:
- оплата аренды и коммунальных услуг;
- выплата заработной платы сотрудникам и страховых взносов;
- закупка сырья и материалов, техническое обслуживание;
- маркетинг, логистика, оплата услуг подрядчиков;
- погашение кредитов и займов и т.д.
Простыми словами, кассовый разрыв возникает, когда происходит непредвиденная ситуация, и компании не хватает средств для покрытия обязательных, регулярных расходов.
Нередко, после значительных закупок у предпринимателя не остаётся средств на первоочередные платежи, а ожидание прибыли от реализации закупленной продукции может затянуться. Поставщики также сталкиваются с трудностями: крупные заказчики предпочитают работать с отсрочкой платежа, отказываясь от немедленной оплаты после поставки товара. Это приводит к замораживанию будущих поступлений и формированию дебиторской задолженности – средств, которые формально имеются, но фактически недоступны. В таких обстоятельствах приходится изыскивать альтернативные источники финансирования.
С данной проблемой сталкиваются как начинающие, так и опытные предприниматели. Даже при стабильном превышении доходов над расходами, систематические кассовые разрывы становятся головной болью для руководителя. Важно установить причины их возникновения.
Причины кассового разрыва: что могло пойти не по плану?
- Причина 1. Расходование средств до их фактического получения.
Предположим, у вас зарезервированы средства на оплату аренды, срок которой наступает завтра. Дебитор обещает оплатить поставку сегодня, и вы, уверенные в поступлении средств, используете резерв на другие цели. Однако оплата не поступает в обещанный срок.
Решение: Дождитесь документального подтверждения оплаты и подписания соответствующих актов, и только после этого используйте полученные средства.
- Причина 2. Несоблюдение сроков оплаты контрагентами.
Клиенты перечисляют вам платежи в последнюю очередь, отдавая приоритет более строгим контрактам.
Решение: Включите в договоры пункты о штрафных санкциях за просрочку платежей, тщательно отслеживайте дебиторскую задолженность и активно работайте с должниками, не стесняясь напоминать о долге и применять меры воздействия.
Дебиторская задолженность – это сумма, которую ваши контрагенты должны вам, но еще не выплатили. Чем больше рассрочек и отсрочек вы предоставляете, тем выше становится ваша дебиторская задолженность.
- Причина 3. Сдвиг сроков выполнения заказа.
Задержка в выполнении заказа влечет за собой и более позднюю оплату, в то время как арендные и зарплатные платежи остаются ежемесячными.
Решение: Получайте оплату поэтапно, за каждый завершенный этап работы. Четко оговаривайте сроки каждого этапа и закрепляйте эти договоренности в договоре. Строго придерживайтесь графика работ, чтобы избежать “съедания” прибыли расходами на зарплату и содержание офиса.
- Причина 4. Неконтролируемый рост постоянных расходов.
Увеличение стоимости доставки воды, подорожание рекламы, повышение коммунальных платежей… Происходят изменения в структуре расходов, но вы продолжаете закладывать прежние суммы.
Решение: Ведите учет запланированных расходов и назначьте ответственного за его ведение. В пик сезона рекомендуется чаще сверять фактические расходы с бюджетом, например, еженедельно. При превышении запланированных расходов анализируйте динамику чистой прибыли, выявляйте факторы роста или спада. При планировании рекламных кампаний строго придерживайтесь бюджета и оценивайте стоимость привлечения одного клиента. Возможно, рекламные затраты не окупаются.
- Причина 5. Непредвиденные расходы.
Возникают форс-мажорные обстоятельства: поломка транспорта, болезнь сотрудника, порча товара на складе, рост цен на материалы, повышение арендной платы и т.д.
Решение: Предусмотрите резервный фонд для покрытия непредвиденных расходов, тщательно контролируйте закупки и запасы.
- Причина 6. Ошибки в бюджетном планировании.
Возможно, были допущены неточности при расчете доходов и расходов или не составлен график платежей. Неправильный прогноз сезонности бизнеса при закупках или неверная оценка спроса на приобретенный товар также могут привести к проблемам, при этом заработную плату и аренду необходимо оплачивать независимо от уровня текущих доходов.
Решение: Составляйте бюджет с учетом сезонных колебаний и ведите платежный календарь. Привлекайте консультантов для проведения анализа бизнеса и поиска оптимальных решений. И выплачивайте себе доход только после выполнения всех обязательств перед сотрудниками, контрагентами и государством.
Как пополнить оборотные средства и избежать кассовых разрывов, не увеличивая долг? Электронный факторинг позволит получить деньги раньше, заплатив комиссию фактору.
К чему приводит кассовый разрыв: рост издержек и падение доходов
Предприниматель, столкнувшийся с кассовым разрывом, в первую очередь обнаружит увеличение затрат. Начнут начисляться штрафы и пени по кредитам, налогам и обязательным платежам. Контрагенты, столкнувшись с задержкой оплаты, напомнят о пунктах договора, предусматривающих штрафные санкции, или попросят скидку. Демотивированные сотрудники будут работать менее эффективно. Возможны штрафы от трудовой инспекции. Все это косвенным образом негативно сказывается на бизнесе в целом.
Еще одна серьезная проблема, которую могут спровоцировать кассовые разрывы, — ущерб деловой репутации. Единичная задержка выплаты заработной платы может не иметь серьезных последствий, но регулярные задержки негативно влияют на имидж компании на рынке труда. Задержки в оплате поставок сырья вынуждают контрагентов включать в договоры пункты о штрафных санкциях за просрочку платежа.
Существенное влияние кассового разрыва оказывает на снижение производственных объемов. Несвоевременная оплата доставки материалов, увольнение сотрудников из-за задержек в выплате заработной платы, снижение темпов производства из-за отсутствия средств на ремонт оборудования… Все это приводит к тому, что компания производит меньше продукции или оказывает меньше услуг, чем могла бы, упуская потенциальную прибыль. При этом ежемесячные издержки остаются неизменными. Чем чаще возникают кассовые разрывы, тем выше вероятность их повторения.
К чему приводит кассовый разрыв: рост издержек и падение доходов
С одной стороны, кассовые разрывы – обычное явление в бизнесе, и в этом нет ничего необычного. С другой стороны, не стоит недооценивать их опасность:
- Даже незначительное увеличение производственного цикла влечет за собой увеличение затрат на обслуживание оборудования, хранение сырья и готовой продукции, а также оплату труда сотрудников.
- Вместо планомерной работы сотрудники то простаивают, то вынуждены работать сверхурочно, что влечет за собой дополнительные выплаты за переработку. В других случаях интенсивная работа в авральном режиме строится на лояльности коллектива, которая не безгранична.
- Репутация ненадежного партнера может привести к расторжению договоров с поставщиками и сервисными организациями.
К счастью, в большинстве случаев кассовые разрывы не приводят к катастрофическим последствиям. Главное – вовремя заметить проблему и принять меры для ее решения.
Расчет кассового разрыва: формула
Если прибыльный в целом бизнес регулярно испытывает кассовые разрывы, значит, финансовые ресурсы компании где-то существуют, и их просто необходимо обнаружить. Для этого следует рассчитать кассовый разрыв за определенный период.
Формула проста: “начальный остаток + поступления – выплаты”. К остатку денежных средств в кассе на начало периода (день, неделя, месяц) прибавьте все поступления и вычтите все расходы за тот же период. Отрицательный результат свидетельствует о кассовом разрыве.
Если основные выплаты производятся раз в месяц, расчет следует производить за месяц. Если денежные поступления и выплаты происходят ежедневно, расчет следует производить за день.
Составление таблицы с запланированными поступлениями и выплатами позволяет заранее спрогнозировать возможные кассовые разрывы. Даже единичный случай кассового разрыва – это повод для анализа причин его возникновения, оценки вероятности повторения и разработки мер по предотвращению.
Что делать, если кассовый разрыв все-таки произошел?
- Минимизировать негативные последствия
Открыто поговорите с кредиторами — сотрудниками или контрагентами. Честно объясните ситуацию, сообщите о задержке выплат в связи с кассовым разрывом и назовите новые сроки погашения задолженности. Если нет возможности погасить долг сразу, предложите частичные выплаты.
- Активизировать работу с дебиторами
Проведите переговоры с клиентами, обсудите возможность пересмотра сроков оплаты. Если есть контрагенты, допустившие просрочку платежа, активизируйте работу по взысканию дебиторской задолженности.
- Сократить расходы
Отложите все необязательные выплаты.
- Искать источники финансирования
Рассмотрим четыре возможных источника финансирования.
Где найти средства для преодоления кассового разрыва
В случае возникновения кассового разрыва существуют различные варианты привлечения финансирования:
Личные средства владельца бизнеса: В качестве временного решения можно использовать собственные сбережения.
Овердрафт: Многие банки предоставляют возможность уходить в минус по расчетному счету в пределах установленного лимита, с последующим погашением за счет поступлений на счет компании.
Кредитная линия: Этот инструмент позволяет оперативно получить кредитные средства в пределах заранее одобренного лимита по мере необходимости.
Факторинг: Нет необходимости прибегать к дорогостоящим кредитам с высокими процентными ставками. Если у вас есть дебиторская задолженность, по которой ожидаются поступления с отсрочкой платежа, можно воспользоваться факторингом и получить деньги раньше срока.
Если дефицит средств возникает регулярно, целесообразно использовать электронный факторинг в качестве постоянного инструмента. Это позволит получать оплату за поставки незамедлительно, а не спустя время, при этом комиссия за факторинг будет компенсирована за счет ускорения оборачиваемости капитала. В отличие от кредита, факторинг не отражается в балансе компании как долговое обязательство и не оказывает негативного влияния на ликвидность, поскольку денежные средства, полученные от фактора, рассматриваются как доход компании.
Напишите нам
