Всё, что вам нужно знать об электронной доверенности
Ключевые изменения в сфере использования электронной подписи затронут всех, кто сдает отчётность в электронном виде. Начиная с 2023 года руководители организаций и индивидуальные предприниматели могут получить сертификат ЭП только в ФНС, а сотрудникам в ближайшем будущем потребуется оформить личную электронную подпись и машиночитаемую доверенность (МЧД). Рассмотрим подробнее, что такое электронная доверенность, как её оформить и в каких случаях использовать.
Что такое электронная доверенность?
Электронная доверенность, также известная как машиночитаемая доверенность (МЧД), представляет собой электронный файл, который автоматически распознаётся программным обеспечением и подтверждает наличие у представителя полномочий совершать определённые действия от имени организации (индивидуального предпринимателя, физического лица). Эти действия могут включать в себя передачу отчётности в ФНС и другие государственные органы, подписание различных документов и заключение сделок с контрагентами. По сути, МЧД заменяет традиционную бумажную доверенность, подписанную руководителем организации.
Важно отличать МЧД от доверенности в виде скан-копии, которую также часто называют электронной. Скан-копия представляет собой бумажный документ, преобразованный в электронный формат путём сканирования (письмо ФНС от 05.08.2021 № ЕА-3-26/5459@). Для скан-копий доверенностей не существует установленной формы, и при их оформлении следует руководствоваться общими правилами составления доверенностей (ст. 185, 186 ГК РФ, «Основы законодательства РФ о нотариате» от 11.02.1993 № 4462-1).
Независимо от способа предоставления доверенности в ИФНС (в виде скан-копии или МЧД), она должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) доверителя. Доверенность должна быть передана в ИФНС до начала электронного документооборота, то есть до отправки сотрудником первого отчёта (письмо ФНС от 05.08.2021 № ЕА-3-26/5459@).
Нормативное регулирование электронных доверенностей
- Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ, внёсший изменения в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» в части регулирования ЭП и МЧД;
- Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ, устанавливающий порядок поэтапного перехода на использование МЧД;
- Федеральный закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ, продлевающий переходный период для использования МЧД до 31.08.2023;
- Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 856, определяющий порядок формирования классификатора полномочий;
- Приказы Минцифры от 18.08.2021 № 857 и № 858, утверждающие требования к форматам МЧД;
- Постановления Правительства РФ от 21.02.2022 № 222, № 223, № 224, устанавливающие порядок представления, использования, хранения и отзыва МЧД.
Следует отметить, что правила использования электронной доверенности находятся в стадии доработки, и нормативно-правовая база продолжает корректироваться.
Использование электронных доверенностей в 2024 году
С марта 2022 года применение МЧД является добровольным, однако с 1 сентября 2024 года их использование станет обязательным (статья 3 Федерального закона от 19.12.2022 № 536-ФЗ). Это требование обусловлено реформой в сфере применения ЭП.
При этом некоторые контролирующие органы планируют отказаться от бумажных доверенностей раньше установленного срока. Например, СФР с 1 мая 2024 года требует предоставления МЧД для электронных листков нетрудоспособности, а с 1 июля 2024 года — для всей остальной отчётности. Однако официальных разъяснений по этому вопросу от Социального фонда пока нет.
ФНС также ограничивает приём бумажных доверенностей с 1 марта 2024 года. Обязательное использование машиночитаемых доверенностей обусловлено положениями Федерального закона от 31.07.2023 № 389-ФЗ. Машиночитаемые доверенности должны создаваться и представляться в формате XML.
В соответствии с новыми правилами, начиная с 01.03.2024, уполномоченный представитель реализует свои полномочия на основании электронной доверенности, подписанной УКЭП доверителя. Это требование распространяется на представителей налогоплательщиков, предоставляющих отчётность в ИФНС в электронном виде (п. 3 ст. 80 НК РФ). Таким образом, представители данных организаций и ИП должны перейти на использование МЧД с 01.03.2024.
Кроме того, ФНС ввела новый формат электронной доверенности — формат 5.02 (Приказ ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@). В отличие от предыдущего формата 5.01, этот формат позволяет создавать МЧД с возможностью передоверия и делегирования полномочий нескольким представителям.
Правила для руководителей и ИП
В течение 2024 года руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают новые электронные подписи (ЭП) исключительно в Федеральной налоговой службе (ФНС). Закрытый ключ электронной подписи является непередаваемым и хранится на защищённом носителе. Скопировать этот ключ невозможно.
Изменения в процедуре получения ЭП руководителями повлекли за собой изменения в правилах работы с электронной подписью для сотрудников.
Руководитель может подписать отчет дистанционно
Бухгалтер прямо из Экстерна отправляет отчет на подпись. Руководитель заходит в ограниченную версию Экстерна и подписывает отчет своим сертификатом.
В каких случаях требуется заявление о переходе на дистанционный формат работы
Ранее сотрудники могли подписывать электронные документы, используя сертификат ЭП, содержащий ИНН организации. Однако с 1 сентября 2024 года в обязательном порядке будут использоваться персональные сертификаты физических лиц, не привязанные к организации.
В сертификате физического лица будут содержаться только личные данные владельца. Следовательно, для совершения действий от имени организации сотруднику потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД), подписанная ЭП руководителя. При отправке электронных документов сотрудник должен будет подписать их своей личной электронной подписью и приложить файл МЧД или указать её реквизиты.
Сертификат физического лица можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре и использовать как в рабочих, так и в личных целях. В отличие от ЭП руководителя, подпись физического лица допускает копирование, но категорически запрещается передавать ее третьим лицам.
Схематичное представление вариантов использования электронной подписи сотрудника:
| Требования к ЭП сотрудника | До 31.08.2024 | С 01.09.2024 |
|---|---|---|
| Вид сертификата | Сертификат организации или сертификат физического лица | Только сертификат физического лица |
| Разрешенная ЭП | ЭП организации (ИП) — в сертификате указаны данные юридического лица и данные сотрудника, действующего по обычной бумажной доверенности; или ЭП физического лица с машиночитаемой доверенностью от руководителя компании | Только электронная подпись физического лица с приложением машиночитаемой электронной доверенности (МЧД) |
Таким образом, до осени 2024 года разрешено использование сертификатов юридических лиц, которыми могут пользоваться и сотрудники.
Форматы электронных доверенностей
Формат машиночитаемой доверенности (МЧД) определяется государственными и муниципальными информационными системами, в которые планируется загружать документы. На сегодняшний день разработаны сервисы для формирования МЧД и регламенты их применения:
- Федеральная налоговая служба (ФНС) — с 1 марта 2024 года применяются два XML-формата доверенностей, утверждённые приказами ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@ и от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@;
- Банк России — подробные инструкции по работе с МЧД размещены на сайте Банка России;
- Социальный фонд России (СФР) — вся необходимая нормативная информация по МЧД доступна на сайте фонда.
Формы и регламенты представления доверенностей, разработанные федеральными органами власти, можно найти на портале Госуслуг.
Электронные доверенности могут использоваться не только для взаимодействия с государственными органами (B2G-доверенности), но и в отношениях с контрагентами (B2B-доверенности). Для формирования и скачивания машиночитаемых доверенностей для работы с контрагентами можно использовать сервис ФНС «Единое блокчейн-хранилище машиночитаемых доверенностей».
Для использования МЧД в электронном документообороте (ЭДО) с контрагентами требуется соответствующее программно-техническое обеспечение, которое может быть предоставлено оператором ЭДО или разработано самой компанией путём внедрения поддержки МЧД в собственные системы. Примерами сервисов для ЭДО с контрагентами являются Контур.Диадок и сервис Контур.Доверенность.
Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций (Минцифры) разработан единый формат МЧД (версия 003). Этот формат является универсальным — одна МЧД может включать в себя полномочия для подписания документов как с контрагентами (B2B), так и с государственными органами (B2G). Кроме того, данный формат предусматривает возможность передоверия.
В ближайшем будущем все государственные органы должны будут перейти на поддержку единого формата МЧД версии 003. На данный момент допускается использование как нового единого формата, так и формата 002.
Параметры и правила оформления машиночитаемой доверенности (МЧД)
Требования к МЧД установлены приказами Минцифры от 18.08.2021 № 856, 857 и 858.
| Параметр | Требования к МЧД |
|---|---|
| Формат документа | XML (для обработки в автоматизированных системах); PDF (для программ без автоматической обработки) |
| Формат электронной подписи | XMLDSIG или формат, утвержденный Приказом Минцифры от 14.09.2020 № 472 |
| Содержание доверенности | * Наименование документа; * Сведения о доверителе: для юридических лиц — наименование, ИНН, КПП, ОГРН, СНИЛС руководителя, юридический адрес. Для ИП – ФИО, ИНН, СНИЛС, ОГРН; * Сведения о представителе: ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН, СНИЛС; * Дата составления доверенности; * Срок действия доверенности (при его наличии); * Перечень полномочий представителя; * Идентификаторы полномочий из классификатора, предусмотренного п. 2 ст. 17.1 63-ФЗ. При отсутствии идентификаторов – текстовое описание полномочий; * Информация об информационной системе, предоставляющей данные о прекращении действия доверенности (в том числе, при её отмене доверителем); * Номер доверенности; * Электронная подпись УКЭП руководителя (ИП), подтверждающая подлинность доверенности; * Возможность передоверия (в соответствии со ст. 187 ГК РФ) | |
Оформление МЧД допускается на любого представителя организации, включая тех, кто не является сотрудником. Количество оформляемых доверенностей не ограничено. Каждой доверенности присваивается уникальный идентификационный номер.
Срок действия доверенности указывается в соответствующем поле. Доверенность может быть выдана на любой срок. Если срок действия не указан, доверенность считается действительной в течение одного года (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Сдавайте электронную отчетность через интернет.
Справочник полномочий для МЧД
При формировании машиночитаемой доверенности необходимо указать перечень полномочий представителя. Для представительства в ФНС перечень полномочий берётся из «Справочника полномочий представителя налогоплательщика» (СППР).
Единый классификатор полномочий, разработанный Минцифры, размещен на портале Единой системы нормативно-справочной информации и регулярно обновляется. Порядок формирования классификатора изложен в Приказе Минцифры от 18.08.2021 № 856. Структура классификатора представлена здесь.
Каждому полномочию присваиваются:
- Наименование;
- Уникальный идентификационный номер;
- Дата включения в классификатор.
Пример описания и кодирования полномочия: «Представлять налоговую декларацию, другую отчётность».
Примеры кодов для полномочий:
| Код | Наименование полномочия |
|---|---|
| 1_FNS03 | Получать документы в налоговом органе |
| 1_FNS05 | Подписывать документы, используемые при постановке на учёт, снятии с учёта и предоставлении сведений, установленных Налоговым кодексом РФ |
| 1_FNS06 | Представлять документы, используемые при постановке на учёт, снятии с учёта и сообщении сведений, установленных Налоговым кодексом РФ |
| 1_FNS07 | Получать от налогового органа документы, подтверждающие постановку на учёт и снятие с учёта |
В настоящее время в перечне содержится несколько десятков кодов. Организация может выбрать из этого списка подходящие полномочия, а при отсутствии необходимых формулировок — направить в Минцифры свои предложения для включения в классификатор.
Ведомство принимает решение о включении новых полномочий в справочник в течение 10 рабочих дней, после чего каждому новому полномочию присваиваются уникальные реквизиты. Таким образом формируется единый классификатор полномочий.
Процедура оформления МЧД для отчётности в ФНС в 2024 году
- Сотрудник формирует доверенность и направляет ее руководителю для подписания.
- Руководитель подписывает доверенность.
- Сотрудник отправляет подписанный файл доверенности в соответствующий контролирующий орган.
- Ведомство принимает доверенность и направляет ответ.
- Сотрудник может скачать файл МЧД или скопировать её номер для дальнейшего использования.
Рассмотрим процедуру подробнее.
Оформление и отправка МЧД для ФНС через сервис “Экстерн”
В Контур.Экстерне вы можете оформить электронную доверенность и сдавать по ней отчетность. Подробно о том, как оформить МЧД, рассказываем в видео.
Сделать всё правильно помогут пошаговые инструкции:
Подключиться к Экстерну и опробовать схему работы с МЧД
Формирование МЧД в сервисах ФНС
XML-файл машиночитаемой доверенности (МЧД) для предоставления отчетности в ИФНС также можно сформировать с помощью сервиса «Единое блокчейн-хранилище машиночитаемых доверенностей». В качестве представителя может быть указано физическое лицо, индивидуальный предприниматель или организация.
Сформированную МЧД можно загрузить и скачать. После этого её можно загрузить в Экстерн и отправить в ФНС.
Хранение электронных доверенностей
МЧД хранятся в различных информационных системах в зависимости от того, где была подписана доверенность, куда она будет направлена и каким образом осуществляется электронный документооборот (ЭДО) в организации.
Это могут быть системы:
- Операторов ЭДО;
- Аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ);
- Федеральных органов (ФНС, СФР и т.д.);
- Другие информационные системы.
Полный перечень таких систем и общий порядок хранения электронных доверенностей установлен в разделе I Постановления Правительства от 21.02.2022 № 223.
С 1 марта 2024 года действуют положения о передаче операторами отдельных информационных систем сведений о МЧД или сведений об отмене МЧД на портал Госуслуг (Постановление Правительства РФ от 12.09.2023 № 1481). Данные положения изложены в постановлениях № 223 и № 224.
Теперь операторы информационных систем (за исключением ЕСИА) после принятия доверенности на хранение или получения заявления об отмене МЧД обязаны незамедлительно передать соответствующие сведения на Госуслуги. Передача сведений осуществляется в электронном виде без использования персональных данных.
Отмена электронной доверенности
В случае прекращения полномочий сотрудника (увольнение, изменение должности и т. д.) руководитель организации должен отозвать электронную доверенность. Заявление об отзыве необходимо направить в информационную систему, в которой хранится МЧД. Форма и формат заявления устанавливаются каждым оператором самостоятельно.
Рекомендуемый формат заявления об отзыве МЧД, используемой в электронном документообороте с ФНС, установлен Письмом от 20.01.2022 № ЕА-4-26/534@. Общий порядок отзыва электронной доверенности регулируется разделом III постановления Правительства от 21.02.2022 № 223.
Электронная доверенность и ответственность бухгалтера
Использование бухгалтером электронной подписи ограничено его должностными обязанностями и доверенностью. Как и другим уполномоченным сотрудникам, бухгалтеру потребуется сертификат физического лица (физлица) и машиночитаемая доверенность. Подписав документ своей ЭП, бухгалтер несет ответственность за его достоверность.
Для сравнения: если бухгалтер использует ЭП руководителя (что является незаконным, но иногда встречается), документ считается подписанным руководителем, и ответственность за его содержание и подписание другим лицом несёт именно руководитель. Это объясняется тем, что владелец ЭП обязан обеспечивать конфиденциальность ключей электронной подписи и предотвращать их использование без своего согласия (п. 1 ст. 10 63-ФЗ).
С момента обязательного перехода на персональные подписи физических лиц (физлиц) каждый сотрудник будет нести ответственность за свои действия и ошибки.
Больше полезных материалов от экспертов можно найти в рубрике «Электронные подписи и МЧД: изменения и возможности».
Напишите нам
Контур.Экстерн
С Экстерном соблюдать требования законодательства легко. Учет, отчетность, электронные документы — всё в одном месте.
